Retrospektiven mit dem TEAM-MONITOR

von Christoph

Wie arbeiten wir als Team zusammen? Wie treffen wir Entscheidungen? Wie motiviert gehen wir an unsere Aufgaben heran? … Für Fragen rund um die Zusammenarbeit in Gruppen gibt es zahlreiche Modelle und Theorien.

Halten sich Einzelpersonen bezogen auf ihre eigenen Prioritäten noch recht gerne an diese vorgegebenen Modelle und Praktiken, so gestaltet sich dies im Team schon viel schwieriger. Es gibt eben unterschiedliche Befindlichkeiten, Wünsche und Bedürfnisse.

Die höchste Akzeptanz hat unserer Erfahrung nach eine Praktik immer dann, wenn diese von den Beteiligten „selbst gebaut“ wird.

Hier setzt der TEAM-MONITOR an. Er ermöglicht einem Team, eine eigene Praktik mit selbst entwickeltem Werkzeug zu etablieren – ausgerichtet auf die Gruppenstruktur, abgestimmt auf die entsprechende Situation und flexibel genug, um die Nutzung schnell und einfach anzupassen.

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Sinn und Zweck des TEAM-MONITORS

Der Sinn und Zweck des Monitors ist die regelmäßige Reflexion über die Zusammenarbeit und Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen im Gruppendialog. Das Werkzeug dient somit als Leitfaden und Visualisierung von regelmäßigen Retrospektiven.

 

Der Team-Monitor hilft den Teammitgliedern dabei …

… noch nicht besprochene, eventuell schwierige Themen, in den Fokus des gesamten Teams zu rücken,

… Handlungsfelder exakt zu formulieren und somit bearbeitbar zu machen,

… Spielräume und Verantwortlichkeiten der Beteiligten zu verdeutlichen,

… Trends und Entwicklungen im Team frühzeitig zu erkennen und entsprechende Aktionen ableiten zu können,

… in die Selbststeuerung zu kommen, indem die Beteiligten direkt entsprechende Maßnahmen zu den Themen vereinbaren.

 

Aufbau und Erstellung eines TEAM-MONITORS

Ein Team-Monitor besteht aus einem 8-armigen Spinnennetz-Diagramm und einer Skala (0-7) je Achse.

Wie im Bild zu sehen sind die Achsenbeschriftungen nicht vorgegeben, sondern werden vom Team bestimmt. Dieser (einmalige) Arbeitsschritt ist essenziell, weil die Beteiligten hier für sich entscheiden, woran sie sich in den folgenden Monaten selbst "messen möchten". Wenn dem Team beispielsweise das Themenfeld "Informationsfluss" wichtig ist, dann gilt es hierzu ein Kriterium (oder mehrere Kriterien) zu definieren. Zum Beispiel eine Formulierung wie "Wir informieren die Betroffenen zeitnah über unsere (Teil-)Projektergebnisse." – diese Aussage wird an die jeweilige Achse geschrieben. Die festgelegten Kriterien bleiben für einen längeren Zeitraum (mindestens ein Quartal) konstant. So können Entwicklungen und Trends besser beobachtet werden. Nur wenn das Team im Jahresverlauf merkt, dass ein Kriterium nicht mehr relevant ist oder sich die Situation stark verändert hat, wird dieser Basis-Schritt wiederholt.

 

Retrospektiven mit dem TEAM-MONITOR durchführen

Schritt 1: Punkteabfrage

Eine Retrospektive mit dem Team-Monitor beginnt mit einer Punkteabfrage. Es werden zwei Fragen gestellt, die mit der jeweiligen Farbe beantwortet werden:

  1. Welche Kriterien sind für uns als Team aktuell am relevantesten (3 Kriterien aus 8)?
  2. Wie weit ist heute das jeweilige Kriterium umgesetzt?

 

Schritt 2: Interpretation und Maßnahmen definieren

Wenn die Punktwolken recht kompakt auf der Achse verteilt sind, verbindet man diese von Mittelwert zu Mittelwert. Für den Fall einer großen Streuung entlang der jeweiligen Achse bietet der Moderator dem Team an, dass die Feedbackgeber hinter den beiden äußeren Punkten freiwillig ihre Wertung begründen. Danach hat das gesamte Team nochmals die Möglichkeit, neu zu bewerten. Danach erfolgt die Interpretation in vier Schritten:

  1. Was fällt uns auf? Die erste Frage ist offen gestellt und bezieht sich auf das Gesamtbild, ohne auf einzelne Achsen einzugehen.
  2. Nun betrachtet die Gruppe das erste Kriterium, welches besonders schlecht bewertet wurden und/oder eine hohe Wichtigkeit für den Teamerfolg besitzt.
  3. Zum Kriterium werden konkrete Maßnahmen vereinbart: Wer macht was mit wem bis wann? Welche Rückmeldungen und Hinweise wollen wir weitergeben?
  4. Mit dem nächsten Kriterium verfährt man wieder genauso. In einer Retrospektive sollten aufgrund der Vielzahl der Maßnahmen und in Anbetracht der Zeit maximal drei Kriterien besprochen werden.

 

Schritt 3: Ausblick und Abschluss

Das Team beschließt einen nächsten Termin zur Retrospektive mit dem TEAM-MONITOR oder legt direkt einen festen Rhythmus fest (empfohlen). Eine kurze Blitzlicht-Runde, die den Prozess (und nicht mehr die Ergebnisse oder Inhalte) betrachtet, beschließt das Meeting.

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